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¡Toma tecnología!

La tecnología en el sector turístico. PMS (II)

6 Oct , 2014  

Siguiendo con mi post anterior sobre sistemas de gestión hotelera que faciliten y mejoren la gestión diaria de una manera eficiente y productiva, en este segundo capítulo entraremos en detalle de las características de Seven Stars, el PMS de la compañía Class One, distribuido en Canarias por Eurodat Sistemas. Si en el capítulo anterior hablamos de las funcionalidades y módulos básicos, en este artículo, los detallaremos algo más.

La característica principal de Seven Stars es la amplia funcionalidad que ofrece al usuario, así como su estabilidad. Tras más de 20 años de vida, el programa ha alcanzado un grado de depuración muy elevado, el número de llamadas/incidencias/consultas realizadas por nuestros clientes es de 2,87 llamadas por hotel y año, a partir del segundo año de funcionamiento.

En relación a los módulos básicos del programa −Gestión de Tarifas e Inventarios, Gestión de Reservas y Estancias…−, Seven Stars ofrece las siguientes funcionalidades diferenciales con respecto a otras PMS del mercado:

  • Clara diferenciación entre los conceptos de Producción, Facturación y Cobros

El programa distingue claramente la producción diaria de las estancias, independientemente de su facturación (anticipada / en check-out / parcial) y de su cobro. De este modo, se consigue una fiabilidad 100% en las Cuentas de Explotación.

  • Optimización del TMO (Tiempo Medio de Operación) de los principales procesos de Front-Office (reservas, check-in masivos, etc.)

Tras realizar un análisis exhaustivo de los procesos de introducción de datos en múltiples hoteles, Class One ha desarrollado un sistema de usabilidad específico que permite completar, mediante el uso de únicamente dos teclas (y sin necesidad de utilizar el ratóbn), la mayoría de las operaciones del Front Office.

  • Técnicas de seguimiento de cupos 100% ‘online’

Mediante este sistema se realiza un control automatizado de las agencias de viaje y, sobre todo, de aquellas OTAs con las que el hotel está conectado. El reporting asociado a estas técnicas permite verificar si se han cumplido los objetivos recogidos en el contrato entre la agencia la OTA, en lo que respecta a precios y ocupación.

 

Modificación de cupos.

 

  • Tarifa ‘Fin de Semana’ automática, cierre de tarifas, calendario de eventos

La aplicación permite la definición de una tarifa específica Fin de Semana que se aplicará, automáticamente, durante la estancia en los días que proceda. Es posible, también, cerrar tarifas−a petición del usuario y durante el período de tiempo que se desee− a ciertas agencias/OTAs. Para un mejor control del hotel, el calendario de eventos permite definir hasta dos eventos por día.

  • Avance de ocupación, teniendo en cuenta el Book Position que envían las agencias, sin necesidad de introducir los datos como reservas ficticias

Una agencia puede anticipar al hotel un número de estancias determinadas para unas fechas futuras. La trazabilidad de estas estancias, junto con el cupo (contrato de la agencia con el hotel) y las reservas reales confirmadas, proporcionan un mejor seguimiento del Forecast Reservation.

  • Novedoso concepto de los Modificadores

Mediante el concepto de los Modificadores es posible aplicar condiciones particulares a cualquier día de una reserva/estancia. Ejemplo: una tarifa diferente para cada uno de los días de la estancia, distinta ocupación para cada día de la estancia, distinto régimen para cada uno de los días, servicio de golf y alquiler de bicicletas asociados a un día en concreto, etc.

  • Gestión sencilla de las Condiciones Especiales 

El programa ofrece la posibilidad de definir, cómodamente, condiciones especiales para aplicar en el sistema de precios. Ej.: 14X12 (aplicaría una producción lineal a los 14 días, evitándose así días de producción cero).

  • Perfiles de precios

Sevens Stars facilita al Hotel, mediante herramientas completamente configurables, la definición de los mejores precios en función de su ocupación (técnicas de Yield & Revenue Management) en la fecha de la reserva, así como de los días de release de la misma.

  • Base de datos con Query directo de Revenue Forecast Reservation

Seven Stars permite la generación de un query interactivo que contiene toda la información relativa a reservas futuras.

  • Plannings, previsiones de ocupación, estudio de cargas de trabajo, tiempos críticos, avance de ocupación, previsión de comidas…

Esta auditoría, creada para la optimización del trabajo realizado por el personal de recepción, controla de forma horaria todas las reservas, estancias, facturas y cobros realizados, incidencias…, totalizando, en definitiva, el volumen de trabajo procesado en cada hora del día. El responsable del hotel puede aplicar esta información en la toma de decisiones relativas a la gestión de personal, turnos, etcétera.

  • Otras utilidades

Estudios ocupacionales por pirámides de edades, evolución acumulada histórica del booking (pick-up), gestión para gobernantas y programación de limpieza, auditoría nocturna…

En las próximas publicaciones seguiré proporcionando información adicional sobre el programa Seven Stars. También detallaré en posteriores publicaciones las utilidades enfocadas a la propiedad y dirección del hotel, tales como el LVDE (Libro Virtual de Decisiones Estratégicas).

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Francis Ortiz (@fortizcrea) es consultor, divulgador tecnológico, experto en destinos inteligentes y director de Creative Arts and Design Studios

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