Vacaciones en agosto, Tenerife, Canarias

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¡Nosotros también queremos vacaciones!

26 Ago , 2016  

Estamos en agosto y media España está de vacaciones mientras que la otra media estuvimos pensando en que llegara el día 15 para cogernos unos días más que merecidos para relajarnos, estar con la familia e intentar recargar las pilas.

En esta ocasión os voy a contar lo que nos está sucediendo ahora mismo, os voy a hablar de una situación que se está empezando a volver habitual año tras año y esto es lo que me preocupa. Como he explicado en ocasiones anteriores, cuando trabajas con la Administración en materia de financiación o subvenciones, rara vez, por no decir nunca, un expediente va completo y limpio desde el principio y, además, pueden ir surgiendo cuestiones que hay que solventar.

Unas veces estas cuestiones surgen por dudas de los técnicos que, tras analizar la documentación aportada, necesitan aclaraciones o información complementaria para poder emitir sus informes y valoraciones. Otras  veces, porque las cuestiones pueden surgir por múltiples motivos que desarrollaré en otra ocasión y que no han permitido presentar correctamente el expediente.

La Administración para ambos casos dispone de una herramienta que se denomina ‘requerimiento‘ por la cual te traslada sus inquietudes o necesidades para en un plazo que normalmente es de 10 días (a veces son solo 5) resuelvas los defectos, aportes la documentación que te falta o respondas a las dudas que te han planteado.

Por si alguien no lo sabe, en el caso de no responder a ese requerimiento en tiempo y forma la Administración entiende que nos has cumplido y por tanto pierdes la subvención / financiación solicitada o concedida.

He dicho ya que estamos en agosto, ¿no?

Pues bien, lo que no me parece correcto, aunque se puede hacer, es que el día antes de que un técnico se vaya de vacaciones coja y emita requerimientos a diestro y siniestro, en algunos casos de expedientes que no tocaba hace meses o utilizando un requerimiento modelo, ni siquiera personalizado, que solicita un montón de cosas que ya se les aportaron en su día.

Su objetivo es que cuando vuelva de vacaciones tenga sobre su mesa esa información y documentación para continuar con su trabajo, cuestión que dado el volumen de requerimientos enviados le va a suponer tardar un tiempito en poder analizar, retrasándose su informe incluso un par de meses.

Repito, esto se puede hacer, pero cuando tú hablas con ellos y le dices “oye, que yo también me voy de vacaciones este lunes, ¿no te importa y me mandas el requerimiento el 1 de septiembre?” les da igual y te lo mandan cuando vas a coger tu merecido descanso.

No voy a repetir lo que se ha escuchado en la oficina cuando esto ha ocurrido, porque como dicen en la televisión “estamos en horario infantil”, pero por suavizar los términos lo voy a dejar en que la verdad es que no me parece correcto. ¿Qué le costaba esperarse un poco?

Es decir, que mientras el / ella se va tan tranquilo a descansar, nosotros tenemos que adelantar la vuelta a la oficina o modificar la fecha de salida de las vacaciones, siempre y cuando se pueda, porque normalmente hay billetes comprados o reservas realizadas con mucha antelación, o en última instancia cargarle el marrón a un compañero para que se haga cargo de ese expediente.

A esta situación incómoda para nosotros, por no emplear otras palabras, se añade que igual sois vosotros los que estáis de vacaciones, es decir, no me puedes firmar las instancias que nos han pedido o simplemente no tienes la posibilidad de darme el impuesto de sociedades de 2015 que acabas de presentar porque tu gestor está de vacaciones.

Vaya por delante que en Dyrecto y después de tantos años disponemos de un CRM  propio y hemos diseñado un sistema de control y gestión de proyectos y expedientes para solventar estas situaciones y que nunca queda un requerimiento sin responder. Pero aquellas empresas que no están acostumbradas a la gestión de subvenciones y que se han decidido a intentarlo, pueden recibir un requerimiento que os llegará por correo certificado, este requerimiento lo coge alguien en vuestra oficina y hotel y os lo pone sobre la mesa a la espera de que volváis y la abráis.

Si estáis en este caso, tened muy en cuenta que el tiempo para responder empieza a contar desde el momento en que alguien de vuestra empresa aceptó esa carta, por lo que si la fecha de recepción fue el día 2 de agosto (vosotros ya estábais de vacaciones) y os incorporáis el día 16 , cuando abráis la carta y queráis responder ya han pasado los 10 días y habéis perdido la subvención.

Repito: qué les costará esperarse unos días para que todos estuviéramos tranquilos y pudiésemos disfrutar del verano, porque ¡nosotros también queremos vacaciones!

Espero que este post lo lean esas personas, nos entiendan y que el año que viene no tenga que volver a hablar de este tema.

 

 

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David Hoys es director de consultoría y análisis de proyectos en Dyrecto Consultores (@dyrectoconsult)

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