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La tecnología no es nada

Cómo elegir un software integral para mi establecimiento hotelero (I)

16 Abr , 2018  

Un establecimiento hotelero no deja de ser una empresa que tiene las mismas necesidades generales que cualquier otra.  No perdamos de vista la principal función que debe permitirnos conseguir nuestro software hotelero, y no me refiero a gestionar reservas, emitir facturas y liquidar impuestos; estoy pensando en algo mucho más simple: gestionar información y obtener los mejores resultados. Nuestro software debe permitirnos obtener la información más adecuada en cada momento y, con ello, poder tomar las decisiones correctas, mejorando nuestras oportunidades y aumentando la productividad de nuestro hotel.

Ahora bien, ¿cuáles son los requisitos que necesitaré validar en un software para asegurar estar alineado con mis objetivos? Para dar respuesta a esta pregunta, trataré de explicar en mis próximos artículos los requisitos y características que, en mi opinión, necesita el software para un establecimiento hotelero, pasando por las principales dos ideas que entiendo se deben analizar: 1) La adaptación del software a mi negocio (teniendo en consideración el tamaño del establecimiento o cadena hotelera, así como las necesidades principales de los diferentes departamentos) y 2) qué proveedor está detrás del producto.

Adaptación del software a mi negocio

El sector hotelero es un tipo de negocio con muchas peculiaridades y necesidades y, por ello, el software debe adaptarse a mi negocio. Vamos a ver a continuación algunos puntos a tener en cuenta:

  • Adaptación al tamaño del establecimiento hotelero

Las necesidades generales de cualquier hotel son muy similares, pero a la hora de la seleccionar un software, los hoteles más pequeños (con menos servicios e infraestructuras) necesitarán dar respuesta a menos necesidades y, en cambio, los hoteles de mayor tamaño (con más servicios, más personal, más departamentos) necesitarán además dar respuesta a mayores necesidades. Tener que echar mano a integraciones de aplicaciones externas para dar respuesta al crecimiento de un hotel y sus necesidades genera problemas a la larga, se complica la gestión normal y el software deja de responder a la primera idea de ‘Gestionar información y obtener los mejores resultados’. Por ello, si un software puede adaptarse a un hotel pequeño y a medida que llegue el crecimiento (nuevos departamentos, nuevas áreas de negocio, etc.) puede seguir creciendo a su ritmo, es la primera de mis recomendaciones: que el software se adapte al tamaño del hotel permitiendo su crecimiento.

metal building blocks

Esto se puede apreciar desde el principio, durante la contratación. Con frecuencia, un producto de estas características puede adquirirse en función de diferentes paquetizaciones escalables.

  • Adaptación a las necesidades funcionales

Hablaré ahora de los distintos departamentos del hotel y las principales necesidades que deben solucionar con el nuevo software. Comenzaremos por Recepción y Reservas, y seguiremos desarrollando departamentos en próximos artículos:

Recepción

El departamento de recepción es muchas veces la cara del hotel, necesitará gestionar todas las reservas de clientes alojados, controlar el inventario de habitaciones y su estado de disponibilidad o limpieza en todo momento. Gestionan las comunicaciones oficiales como estadísticas oficiales o fichas de Policía y generan una parte importante de la producción del hotel, sin olvidar la gestión de las relaciones con los huéspedes. Por ello, algunas funciones que necesitarán tener disponibles son:

  • Optimización de todos los procesos administrativos.
  • Planning gráficos por habitación.
  • Gestión del historial del huésped.
  • Generación de fichero de policía.
  • Algunas funciones como: preasignación automática de habitaciones y gestión de objetos perdidos, objetos prestados y quejas del huésped.
  • Otras funciones como la gestión de pedidos de lavandería y transfer para controlar el desplazamiento de los viajeros.

Algunas conexiones que le pueden interesar:

  • Conexión con cajero inteligente (le permitirá eliminar el efectivo del departamento de recepción).
  • Conexión con dispositivos de grabador de llaves electrónicas para agilizar el check-in de los huéspedes.
  • Conexión con un sistema de tarificación de centralita telefónica para cargar el uso del teléfono en la cuenta de los huéspedes.
  • Lector de documentos. Este tipo de dispositivos conectados al software de recepción permite agilizar la toma de datos necesaria durante el check-in de los documentos personales de identificación del huésped. Disponer de esta integración es, sin duda, una disminución del tiempo del check-in y una satisfacción para el cliente.RECEPCION

Reservas

El departamento de reservas gestiona la ocupación del inventario de habitaciones a futuro. Reciben cada venta (la reservan) y comprueban que tienen una valoración correcta sin perder de vista el riesgo de entrar en overbooking. Algunas funciones de las que necesitarán disponer son:

  • Gestión de cupos, cierres de venta, garantías, múltiples tarifas y ofertas.
  • Central de reservas, en caso de gestionar simultáneamente varios establecimientos.
  • Función para optimizar reservas de grupos.
  • Demandará planning de todo tipo como de habitaciones, habitaciones comunicantes, consolidados, pickup para analizar mejor toda la ocupación.

Algunas conexiones que le pueden interesar:

  • Conexión con channel manager para la subida de cupos y precios y descarga reservas nuevas, modificadas o anuladas.
  • Descarga automática de reservas de turoperadores. Normalmente los channel de venta no descargan reservas de turoperadores y en algunos establecimientos hoteleros vacacionales la venta que estos realizan tiene una vital importancia la correcta incorporación de las reservas al sistema del hotel.

Como comentamos anteriormente, en próximos artículos seguiremos entrando en detalle en las necesidades principales de cada uno de los departamentos que tenemos que tener en cuenta a la hora de adquirir un nuevo software.

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Antonio Guanche Pérez (@A_Guanche) es consultor de Noray Software

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Un comentario

  1. […] el último artículo que compartí con ustedes, empezamos a definir qué aspectos son esenciales a la hora de valorar cuál es el software de […]

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