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La tecnología no es nada

Cómo elegir un software integral para mi establecimiento hotelero (II)

11 May , 2018  

En el último artículo que compartí con ustedes, empezamos a definir qué aspectos son esenciales a la hora de valorar cuál es el software de gestión integral más adecuado para mi establecimiento hotelero o cadena. Enlazando con la última parte, estábamos detallando qué necesidades principales de cada uno de los departamentos tenemos que tener en cuenta a la hora de adquirir un nuevo software. Concretamente nos quedamos en la adaptación del software a mi negocio > adaptación a las necesidades funcionales y hablamos de Reservas y Recepción.

En este artículo hablaremos de algunos de los departamentos más relacionados con la gestión económica del hotel, como son Comercial, Administración y Finanzas, Compras y F&B. Empezamos.

Comercial

En algunos establecimientos de mayor tamaño, se dispone de departamento comercial que gestionan la contratación con los clientes del hotel (agencias de viajes tradicionales, agencias de viajes online (OTA), turoperación (TTOO) y gestión del cliente directo. Necesitarán por tanto disponer de lo siguiente:

  • Acceso a la contratación, tarifas, ofertas.
  • Estadísticas avanzadas por ocupantes, precios medios, etc.
  • Gestión de precios dinámicos en función de la ocupación del hotel en cada momento.
  • Tarjetas de fidelización, junto con departamento de marketing.
  • Supervisan gestionan el desglose de pensiones para una correcta producción cuando estén alojados los nuevos huéspedes.FINANZAS

Administración y finanzas

Toda empresa necesitará gestionar y llevar al día su contabilidad y sus finanzas. El departamento de administración necesitará gestionar el día a día de los movimientos contables del establecimiento, ya que gestionan y supervisan el presupuesto de ingresos y gasto del hotel, la tesorería, facturación electrónica, contabilidad de costes, activos fijos (inmovilizado) y algunos modelos como el 347, retenciones de IRPF y otros impuestos. En el caso de alquileres de locales comerciales en el hotel, también necesitarán gestionar la facturación extra hotelera. Algunas funciones que necesitará son las siguientes:

  • Gestión contable, todos los departamentos del hotel estarán integrados con esta contabilidad y será necesario que se generen todos aquellos movimientos contables de forma automática, sin duplicación de proceso.
  • Gestión de divisas y su constante actualización del cambio.
  • Gestión del presupuesto.
  • Gestión de cobros y pagos.
  • Análisis por cliente, mercados, tarifas, etc.
  • Seguimiento de la contabilidad de costes.
  • Gestión del inmovilizado y modelos de impuestos.

Algunas integraciones de interés son la presentación de modelos en la Agencia Tributaria Estatal y agencias tributaria autonómicas, y la emisión y recepción de pagos según normativa bancaria (SEPA).

Compras

En los hoteles que dan servicio de pensión a los huéspedes (desayunos, almuerzos, cenas) suelen constituir un departamento de compras, que gestionan todas las compras, precios, pedidos y pagos. Para ello necesitaran disponer de funciones para las siguientes actuaciones:

  • Gestionar proveedores, contratos o acuerdos.
  • Controlar los albaranes diarios de recepción de mercancías y facturas de fin de mes.
  • Gestión de pagos a proveedores (cheques, pagarés, confirming).
  • Acceso a estadísticas avanzadas que permitan la optimización de pedidos.

En caso de tratarse de varios hoteles, necesitarán también:

  • Funciones especiales de central de compras, que permitan controlar las necesidades de compra de todos los hoteles y permitir gestionar sus pedidos de una forma inteligente, controlando en un solo departamento los precios de compra de todos los hoteles.
  • Gestión de peticiones de compras de todos los hoteles y transferencias centralizada de productos a cada departamento.

F & B (Food & Beverage)

El servicio de alimentación y bebida dentro del hotel es gestionado por este departamento. Deben gestionar los productos elaborados, las materias primas, el coste del menú, relevés de cocina, inventario de productos, peticiones al departamento de compras y también gestionan el cobro de los servicios (efectivo) o el cargo en la cuenta de los huéspedes. Necesitarán para ello características tales como:

  • TPV (Terminales punto de venta). Pueden ser tanto PC como dispositivos móviles.
  • Confección y supervisión de los escandallos de consumo en la elaboración de productos.
  • Gestión y supervisión del coste de menú. Solución conectada a la ocupación actual del hotel (número de personas), tipo de pensión y materias primas.
  • Gestión del coste de alimentación y bebidas en los distintos departamentos del hotel.
  • Gestión del crédito del cliente, cargando en la cuenta del huésped sus con sumisiones.
  • Control de los servicios incluidos y servicios no incluidos en la pensión.

Algunas conexiones de interés son la eliminación del efectivo, usando sistemas de cajero inteligente, y disponer de una integración de este tipo de dispositivos que optimizan esta gestión del efectivo.

En el próximo artículo continuaremos analizando cada una de las necesidades funcionales por departamento.

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Antonio Guanche Pérez (@A_Guanche) es consultor de Noray Software

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2 Comentarios

  1. […] el último artículo que compartí con ustedes, estábamos definiendo qué aspectos son esenciales a la hora de valorar cuál es el software de […]

  2. […] Y hablamos de Reservas, Comercial y Recepción (parte 1), Financiero, Compras y F&B (parte 2), Housekeeping, Mantenimiento, Salones&Eventos y Spa&Wellness (parte […]

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