SPA WELLNESS (002)

La tecnología no es nada

Cómo elegir un software integral para mi establecimiento hotelero (III)

6 Jul , 2018  

En la última parte de esta serie que compartí con ustedes, estábamos definiendo qué aspectos son esenciales a la hora de valorar cuál es el software de gestión más adecuado para mi establecimiento hotelero o cadena. Enlazando con la última parte, estábamos detallando qué necesidades principales de cada uno de los departamentos tenemos que tener en cuenta a la hora de adquirir un nuevo software. Concretamente nos quedamos en 1) Adaptación del software a mi negocio > adaptación a las necesidades funcionales. Y hablamos de Reservas, Comercial y Recepción (parte I), Financiero, Compras y F&B (parte II).

En esta tercera parte continuaremos con departamentos importantes como Housekeeping, Mantenimiento, Salones & Eventos y Spa & Wellness. Empezamos:

Housekeeping

Este departamento se encarga de la limpieza, tanto de habitaciones como de zonas comunes. A su vez, también notifica a recepción o mantenimiento objetos perdidos o encontrados, incidencias en las instalaciones que deben ser reparadas, etc. La distribución equitativa del trabajo en el tiempo y la carga del trabajo, teniendo en cuenta el personal disponible cada día, turnos de trabajo, días de absentismo, etc., es otra de las necesidades que deben ser resueltas por una solución. Las funciones que necesita validar en su nuevo software para este departamento son las siguientes:

  • Gestión del personal de limpieza (turnos, vacaciones, etc.)
  • Frecuencia y tiempos de limpieza configurables de una forma flexible.
  • Optimización de los recursos disponibles y de la planificación automática de tareas como limpieza, cambios de lencería, etc., y siempre dentro de los máximos reglamentarios legalmente.
  • Cambio de estado de habitaciones (habitación limpia, habitación bloqueada, etc.) desde dispositivo móvil o también puede realizarse esta gestión a través teléfono de la habitación conectado al software hotelero.
  • Comunicación al departamento de mantenimiento de tareas de mantenimiento correctivo.

Mantenimiento

Este importante departamento del hotel asegura el buen funcionamiento del establecimiento. Para ello necesita gestionar tareas de mantenimiento preventivo, gestionar las tareas de mantenimiento correctivo (desperfectos) y en algunos casos participan en el montaje técnico de instalaciones para la gestión de eventos y salones. Por ello necesitarán disponer de movilidad y soluciones para sus principales necesidades como:

  • Dispositivo móvil para control del trabajo diario de cada técnico de mantenimiento.
  • Gestión de tareas preventivas (periódicas).
  • Lecturas de contadores para la realización de seguimiento de instalaciones (piscina, maquinaria, niveles de control de contaminación, consumo, etc.)
  • Historial de incidencias y análisis de los datos estadísticos (tipo de avería, habitación, empleado).

Salones y eventos

Dependiendo del tamaño del hotel y de sus instalaciones, en los últimos años se ha visto incrementada la producción del hotel a través del alquiler de salones y gestión de eventos. Para gestionar esta actividad es necesario disponer al menos de lo siguiente:

  • Planning de salones y recursos necesarios.
  • Gestionar en el sistema la creación de ofertas o presupuestos, reservas y facturación.
  • En el momento de la planificación del evento, poder gestionar de una forma inteligente la puesta en marcha de cada evento, los recursos necesarios, el orden en intervienen, etc.

SPA & Wellness

Otro servicio que ha tenido un gran auge en los últimos años es la posibilidad de ofrecer tratamientos termales, tratamientos para la salud y los circuitos de SPA. En este caso, cuando este servicio lo explota el propio establecimiento del hotel, necesitará disponer de funciones especiales como:

  • Planning de tratamientos, recursos disponibles y terapeutas.
  • Facturación.
  • Agenda de tratamientos. Agendado automático en función de la disponibilidad, cualificaciones y peticiones del huésped.

Independiente de la funcionalidad que debe disponer para cada departamento de su hotel, también hay que tener en cuenta sobre el producto características como:

  • Facilidad de uso. Fíjese en la aplicación, en la forma de trabajar, si existen roles de trabajo adaptados a cada usuario y así se asegurará que pasará con éxito el primero de obstáculo las barreras del cambio de software.
  • Documentación de producto. Compruebe la documentación del producto tal como ayudas online, documentos en papel o documentos electrónicos, esto es importante como una parte del aprendizaje y buena praxis.
  • Demostración. Concierte una demostración del software, al menos con los principales responsables de departamento de su organización. Es también una decisión de equipo, todo debe obtener respuesta a las necesidades del día a día y tener voluntad para emprender el cambio.
  • Aspecto tecnológico. Conozca sobre qué tecnología está construida la solución hotelera y trate de conocer si se trata de una plataforma tecnológica en constante adaptación a los nuevos cambios. Esto le asegurará una inversión duradera en el tiempo.
  • Integraciones con otras tecnologías. Debe estar seguro de que tiene garantizado con su proveedor la posible integración futura con otras herramientas de vital importancia para su empresa, tanto integraciones internas (hojas de cálculos, procesadores de texto, correo electrónico, etc. como externas en previsión de futuras necesidades.

 

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Antonio Guanche Pérez (@A_Guanche) es consultor de Noray Software

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Un comentario

  1. […] En la tercera parte de esta serie que acaba hoy estábamos definiendo qué aspectos son esenciales a la hora de valorar cuál es el software de gestión más adecuado para mi establecimiento hotelero o cadena. Enlazando con ese tercer post, estábamos detallando qué necesidades principales de cada uno de los departamentos tenemos que tener en cuenta a la hora de adquirir un nuevo software. Concretamente nos quedamos en la adaptación del software a mi negocio y a las necesidades funcionales. Y hablamos de Reservas, Comercial y Recepción (parte 1), Financiero, Compras y F&B (parte 2), Housekeeping, Mantenimiento, Salones&Eventos y Spa&Wellness (parte 3). […]

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