Alcanzar una meta siempre es complicado, sea cual sea la circunstancia, pero alcanzarla sin metodología requiere de un esfuerzo extraordinario. Si además los objetivos no están bien definidos o no son fácilmente mensurables, supone una auténtica heroicidad. Una herramienta muy recomendable para evitar dificultades adicionales en el logro de nuestras metas es la metodología OKR (Objectives and Key Results) que se centra en la obtención de los Objetivos y Resultados Clave.

Para comprender esta herramienta debemos entender los objetivos como las metas que se pretenden alcanzar en un periodo determinado; y los resultados clave como la forma en que se conseguirá una serie de objetivos previamente definidos desde el comienzo del proceso y que deben ser específicos, relevantes y determinantes. La implantación de la metodología OKR nos permitirá disponer de una estrategia definida, con unas metas claras (tanto generales para la empresa como para los departamentos, los equipos de trabajo y los sujetos), con unos resultados medibles y con una hoja de ruta perfectamente trazada como guía.

La metodología OKR fue creada por Andrew Stephen Grove, empresario y científico húngaro-americano y CEO de la multinacional tecnológica Intel Corporation. Fue el responsable de implantarla en esta compañía antes de que se extendiera por otras empresas tecnológicas como Google, LinkedIn, Twitter, Facebook, Youtube, Microsoft, Salesforce… y posteriormente se aplicara en grandes corporaciones de sectores tan dispares como Netflix, AirBnB, Mercedes, Accenture, GAP o Siemens.

Para su implantación el primer paso es determinar QUÉ queremos lograr, cuál es nuestro fin, una meta que debemos definir específicamente, sin olvidar que debe ser alcanzable, medible y que implique una aspiración concreta.

El segundo paso es establecer la ruta, CÓMO lo vamos a conseguir. Definir los resultados clave (key results en su expresión inglesa) que deben ser específicos, realistas, mensurables y acotados en el tiempo, que en sí mismo es determinante.

Personalmente creo que el éxito en la implantación de la metodología OKR reside en marcar objetivos de ciclos cortos, que a su vez permitan obtener resultados medibles de cada iteración y lograr la mejora continuada en cada ciclo y durante todo el proceso. Así, el trimestre es una unidad de tiempo óptima, un periodo relativamente corto pero suficiente para obtener resultados tangibles. También resulta determinante la implicación y absoluta convicción de la dirección de la empresa en el proyecto y que éste sea debidamente comunicado a todas las áreas y niveles de la organización.

 

Los ciclos

La metodología OKR esta basada en ciclos que se dividen en cuatro etapas:

1.Definición

En esta etapa se definen las metas por parte del equipo de trabajo, que ha de estar formado por los responsables de la estrategia y por las personas implicadas en desarrollarla, de manera que se combinen el «conocimiento teórico» y el «conocimiento práctico». En este punto inicial se debe involucrar a todo el equipo en la consecución de los objetivos y en el compromiso con el proyecto y los resultados. 

2.Alineación

En esta etapa se detallan los OKR determinados en la etapa anterior, propiciando que todos los miembros del equipo participen activa y conjuntamente en la definición de los objetivos y aclarando las dudas desde el primer momento; así se logrará que estén alineados con el proyecto y que sean eficientes y eficaces. Es muy importante, como parte del compromiso adquirido, que los objetivos estén redactados en un documento compartido, bien visible, para que todos los integrantes del equipo los tengan muy presentes. 

3.Ejecución

En esta etapa se desarrollan las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados, en el plazo establecido y con la inversión prevista. Se hará un seguimiento exhaustivo de los progresos con el fin de no perder la perspectiva y el foco. Dependiendo de las circunstancias de cada proyecto este seguimiento podrá ser:

Diario:

Reuniones cortas tipo daylies donde cada miembro del equipo expone de forma sucinta sus problemas actuales, lo realizado y alcanzado el día anterior y lo previsto para el día presente. Se trata de reuniones informativas, donde no se plantean discusiones, ni caben reproches o demandas.

Semanal:

Reuniones de mayor profundidad donde se analiza lo ejecutado y lo no ejecutado a lo largo de la semana, desde la perspectiva de los resultados clave, aportando soluciones colectivas con posibles mejoras. Si no se alcanzan los resultados, habrá que actualizarlos sin desviarse del foco principal.

Mensual:

Reuniones de similar naturaleza a las semanales pero con una perspectiva más amplia y profunda en su análisis, y a las que se incorporan los responsables de los departamentos implicados, los jefes de proyecto e incluso el director general. 

4.Cierre

En esta etapa, como final de ciclo, se analizan los resultados obtenidos y se establece si estos han alcanzado el valor que deben tener dentro del proyecto y si aportan un valor extra, alguna mejora o evolución en relación a los ciclos anteriores. Si bien es posible que no sea muy purista en la aplicación metodológica, personalmente sostengo que a la finalización de cada ciclo se debe obtener un PMV (Producto Mínimo Viable) y sus posteriores evoluciones. Como sucede en el Sprint Retrospective de la metodología Scrum, en la fase de cierre se han de establecer, con un enfoque crítico constructivo, posibles mejoras de cara a optimizar el tiempo y la inversión, buscando una solución colectiva a las trabas u obstáculos encontrados.

Los beneficios

Buena parte de los beneficios de la aplicación de la metodología OKR se generan a partir del propio concepto de trabajo en equipo, en el que cada uno de los miembros es importante por sí mismo y se crece al formar parte del grupo. Ello desemboca en un compromiso colectivo en pos de una meta, que a su vez está alineada con la estrategia empresarial, facilita una comunicación fluida y transparente entre los propios miembros del equipo y con el resto de colaboradores y la dirección, genera una sana ambición y propicia una férrea disciplina individual y colectiva. Además, constituye una herramienta de motivación, de crecimiento y de realización personal y grupal, de mejora continuada, y una vía de difusión de la misión, la visión y los valores de la empresa.

Nota final

Esta metodología es aplicable a cualquier empresa y sector de actividad y este puede ser un buen momento de implantarla. Con la supuesta vuelta a la «normalidad» en el sector hotelero, fijar metas a corto plazo en cada uno de los departamentos nos permitirá allanar el camino y generar cierto grado de optimismo.

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