Cuestión de marketing

Matriz de Eisenhower

2 Nov , 2020  

«Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes» – Dwight David Eisenhower

Comentaba hace unos días con un hotelero los vaivenes de las circunstancias actuales, en las que lo que damos hoy por bueno, mañana ya no es válido, y aquello que dábamos por sentado hoy simplemente ya ha cambiado, debido a todo lo que estamos viviendo, o como él decía, «sobreviviendo». Me contaba que entre la incertidumbre por la situación general, el hecho de no contar con su personal y las reservas que no llegaban… ya no tenía agenda diaria, pues cada jornada era un sinfín de problemas que resolver y que difícilmente podía afrontar. En este contexto me preguntó cuál era el método que yo utilizaba para organizar mi día a día y cumplir con las fechas acordadas de entrega de informes o proyectos encomendados. Yo le expliqué que utilizo la Matriz de Eisenhower, mediante un software que me permite aplicar la técnica Pomodoro para optimizar la gestión de mi tiempo y mi productividad.

La Matriz de Eisenhower, también conocida como Matriz Urgente – Importante, recibe su nombre del presidente y militar norteamericano Dwight David Eisenhower, que ha pasado a la historia no solo por la prosperidad económica que vivió su país durante gran parte de su mandato, sino por su capacidad productiva y planificadora, que en su momento llevó a diferentes analistas a establecer una metodología a partir del sistema que él utilizaba. Uno de estos teóricos, Stephen R. Covey, autor del bestseller Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, estableció de una forma sencilla y muy gráfica una matriz que permite gestionar de forma óptima nuestras prioridades.

La matriz

La Matriz de Eisenhower es un sistema que permite planificar y priorizar el trabajo que se debe afrontar y las tareas para realizar, que se representa gráficamente a través de una caja cuadrada dividida mediante un eje vertical y otro horizontal en 4 cuadrantes que establecen los diferentes criterios de prioridad y urgencia, de la siguiente manera:

1er cuadrante: urgente / importante

En este cuadrante se situarán las tareas más importantes, las que son determinantes y deben afrontarse en primer lugar, aquellas que requieren de una respuesta o solución urgentes, con inmediatez o en un corto espacio de tiempo.

2º cuadrante: importante / no urgente

En este cuadrante se situarán las tareas más importantes no urgentes, aquellas que requieren de una atención especial pero que no hay que resolver con inmediatez o en un corto espacio de tiempo.

3er cuadrante: urgente / no importante

En este cuadrante se situarán las tareas que requieren una inmediata respuesta o solución, pero que no son trascendentes, por lo que lo adecuado sería delegarlas en subordinados o personas de confianza. En algunas ocasiones nos vienen precisamente rebotadas de subordinados, por lo que habrá que devolvérselas, proporcionándoles las directrices necesarias para resolverlas y estableciendo los «cortafuegos» que garanticen su correcta ejecución.

4º cuadrante: no urgente / no importante

En este cuadrante se situarán las tareas que normalmente nos vemos «empujados» a afrontar y que, directamente, habría que eliminar, pues son auténticos ladrones de tiempo. Habrá que informar con la antelación suficiente a las personas afectadas.

La ejecución

Como norma general, las tareas que habrá que afrontar primero son las importantes, delegando las urgentes en miembros de nuestro equipo de trabajo, siempre y cuando la decisión no sea estratégica o determinante, y rechazando sistemáticamente las no urgentes / no importantes, salvo que se den circunstancias especiales o sea inevitable asumirlas por cuestiones ajenas a nuestra voluntad.

Es importante tener presentes dos cuestiones:

Cuando en un cuadrante coincidan varias tareas, trabajos o decisiones, las ordenaremos en función del tiempo que tenemos para poder afrontarlas o darles respuesta.

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Momo Marrero es director de Wanda & Machín Asociados y vicepresidente de FIJET en España (Federación Internacional de Periodistas y Escritores de Turismo)

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