En el último artículo que compartí con ustedes, empezamos a definir qué aspectos son esenciales a la hora de valorar cuál es el software de gestión integral más adecuado para mi establecimiento hotelero o cadena. Enlazando con la última parte, estábamos detallando qué necesidades principales de cada uno de los departamentos tenemos que tener en cuenta a la hora de adquirir un nuevo software. Concretamente nos quedamos en la adaptación del software a mi negocio > adaptación a las necesidades funcionales y hablamos de Reservas y Recepción.
En este artículo hablaremos de algunos de los departamentos más relacionados con la gestión económica del hotel, como son Comercial, Administración y Finanzas, Compras y F&B. Empezamos.
En algunos establecimientos de mayor tamaño, se dispone de departamento comercial que gestionan la contratación con los clientes del hotel (agencias de viajes tradicionales, agencias de viajes online (OTA), turoperación (TTOO) y gestión del cliente directo. Necesitarán por tanto disponer de lo siguiente:
Toda empresa necesitará gestionar y llevar al día su contabilidad y sus finanzas. El departamento de administración necesitará gestionar el día a día de los movimientos contables del establecimiento, ya que gestionan y supervisan el presupuesto de ingresos y gasto del hotel, la tesorería, facturación electrónica, contabilidad de costes, activos fijos (inmovilizado) y algunos modelos como el 347, retenciones de IRPF y otros impuestos. En el caso de alquileres de locales comerciales en el hotel, también necesitarán gestionar la facturación extra hotelera. Algunas funciones que necesitará son las siguientes:
Algunas integraciones de interés son la presentación de modelos en la Agencia Tributaria Estatal y agencias tributaria autonómicas, y la emisión y recepción de pagos según normativa bancaria (SEPA).
En los hoteles que dan servicio de pensión a los huéspedes (desayunos, almuerzos, cenas) suelen constituir un departamento de compras, que gestionan todas las compras, precios, pedidos y pagos. Para ello necesitaran disponer de funciones para las siguientes actuaciones:
En caso de tratarse de varios hoteles, necesitarán también:
El servicio de alimentación y bebida dentro del hotel es gestionado por este departamento. Deben gestionar los productos elaborados, las materias primas, el coste del menú, relevés de cocina, inventario de productos, peticiones al departamento de compras y también gestionan el cobro de los servicios (efectivo) o el cargo en la cuenta de los huéspedes. Necesitarán para ello características tales como:
Algunas conexiones de interés son la eliminación del efectivo, usando sistemas de cajero inteligente, y disponer de una integración de este tipo de dispositivos que optimizan esta gestión del efectivo.
En el próximo artículo continuaremos analizando cada una de las necesidades funcionales por departamento.
Compras, departamento Comercial, departamento de Administración y Finanzas, Food & Beverage, hoteles, software de gestión, software de reservas
Antonio Guanche Pérez (@A_Guanche) es consultor de negocios
( Sin valoraciones )
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