Un establecimiento hotelero no deja de ser una empresa que tiene las mismas necesidades generales que cualquier otra. No perdamos de vista la principal función que debe permitirnos conseguir nuestro software hotelero, y no me refiero a gestionar reservas, emitir facturas y liquidar impuestos; estoy pensando en algo mucho más simple: gestionar información y obtener los mejores resultados. Nuestro software debe permitirnos obtener la información más adecuada en cada momento y, con ello, poder tomar las decisiones correctas, mejorando nuestras oportunidades y aumentando la productividad de nuestro hotel.
Ahora bien, ¿cuáles son los requisitos que necesitaré validar en un software para asegurar estar alineado con mis objetivos? Para dar respuesta a esta pregunta, trataré de explicar en mis próximos artículos los requisitos y características que, en mi opinión, necesita el software para un establecimiento hotelero, pasando por las principales dos ideas que entiendo se deben analizar: 1) La adaptación del software a mi negocio (teniendo en consideración el tamaño del establecimiento o cadena hotelera, así como las necesidades principales de los diferentes departamentos) y 2) qué proveedor está detrás del producto.
El sector hotelero es un tipo de negocio con muchas peculiaridades y necesidades y, por ello, el software debe adaptarse a mi negocio. Vamos a ver a continuación algunos puntos a tener en cuenta:
Las necesidades generales de cualquier hotel son muy similares, pero a la hora de la seleccionar un software, los hoteles más pequeños (con menos servicios e infraestructuras) necesitarán dar respuesta a menos necesidades y, en cambio, los hoteles de mayor tamaño (con más servicios, más personal, más departamentos) necesitarán además dar respuesta a mayores necesidades. Tener que echar mano a integraciones de aplicaciones externas para dar respuesta al crecimiento de un hotel y sus necesidades genera problemas a la larga, se complica la gestión normal y el software deja de responder a la primera idea de ‘Gestionar información y obtener los mejores resultados’. Por ello, si un software puede adaptarse a un hotel pequeño y a medida que llegue el crecimiento (nuevos departamentos, nuevas áreas de negocio, etc.) puede seguir creciendo a su ritmo, es la primera de mis recomendaciones: que el software se adapte al tamaño del hotel permitiendo su crecimiento.
Esto se puede apreciar desde el principio, durante la contratación. Con frecuencia, un producto de estas características puede adquirirse en función de diferentes paquetizaciones escalables.
Hablaré ahora de los distintos departamentos del hotel y las principales necesidades que deben solucionar con el nuevo software. Comenzaremos por Recepción y Reservas, y seguiremos desarrollando departamentos en próximos artículos:
El departamento de recepción es muchas veces la cara del hotel, necesitará gestionar todas las reservas de clientes alojados, controlar el inventario de habitaciones y su estado de disponibilidad o limpieza en todo momento. Gestionan las comunicaciones oficiales como estadísticas oficiales o fichas de Policía y generan una parte importante de la producción del hotel, sin olvidar la gestión de las relaciones con los huéspedes. Por ello, algunas funciones que necesitarán tener disponibles son:
Algunas conexiones que le pueden interesar:
El departamento de reservas gestiona la ocupación del inventario de habitaciones a futuro. Reciben cada venta (la reservan) y comprueban que tienen una valoración correcta sin perder de vista el riesgo de entrar en overbooking. Algunas funciones de las que necesitarán disponer son:
Algunas conexiones que le pueden interesar:
Como comentamos anteriormente, en próximos artículos seguiremos entrando en detalle en las necesidades principales de cada uno de los departamentos que tenemos que tener en cuenta a la hora de adquirir un nuevo software.
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Antonio Guanche Pérez (@A_Guanche) es consultor de negocios
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